Class 4 : IS Acquisition and Options

Reasons To Outsource : เพื่อให้องค์กรสามารถ focus กับการสร้าง Core Competency ได้อย่างเต็มที่ อีกทั้งยังเป็นการลดต้นทุนและปรับปรุงคุณภาพให้ดียิ่งขึ้น รวมถึงยังช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อการแข่งขันได้อย่างทัดท่วงทีและช่วยสร้างนวัตกรรมใหม่ได้เร็วยิ่งขึ้น

Outsource IT Function : ส่วนใหญ่จะเป็นส่วนของ Application Maintenance , Telecommucations/LAN  และ PC maintenance

Risk Associated with Outsourcing

Shirking  เกิดจาก vendor ทำงานได้ต่ำกว่ามาตรฐานแต่ได้รับค่าตอบแทนเต็มจำนวน

Poaching  เกิดจากการที่ vendor พัฒนา application ขึ้นมาให้กับลูกค้าแล้วนำไปขายให้ลูกค้ารายอื่นด้วย

Opportunistic repricing   เกิดจากการที่ลูกค้าทำสัญญาระยะยาวแล้ว vendor  เปลี่ยนแปลงโครงสร้างสัญญาด้านการเงิน

Hidden Costs of Outsourcing

Benchmarking & analysis  : ต้นทุนที่เกิดจากการเปรียบเทียบและวิเคราะห์

 Investigating & contracting with vendor : ต้นทุนที่เกิดจากการพิจารณา vendor และทำสัญญา

Transmitting work & knowledge to outsourcer : ต้นทุนที่เกิดจากการโยกย้ายงานและความรู้ต่างๆไปยัง vendor

Ongoing staffing & management of outsourcing relationship : ต้นทุนที่เกิดจากการที่ยังต้องว่าจ้างพนักงาน

Transitioning back to  in-house : ต้นทุนที่เกิดจากการย้ายงานที่เสร็จแล้วกลับเข้าไปในองค์กร

Strategies for Risk management in Outsourcing :

Understand project

Divide& conquer : แบ่ง project ออกเป็น part เล็กๆ แล้วค่อยๆทำ งานจะสำเร็จได้ง่ายขึ้น

Align incentives : ให้ incentive ตาม performance

Write short-period contract : กระตุ้นให้ขยันทำงานโดยใช้สัญญาว่าจ้างที่อายุสั้นๆ

Control Subcontracting  : ในกรณีที่มีการว่าจ้าง vendor หลายทอด องค์กรต้องเข้าไปตรวจสอบ ควบคุมองค์กรที่ vendor ไปว่าจ้างอีกทอดหนึ่งด้วย

Do selective outsourcing : เลือก outsource เฉพาะส่วนที่ไม่ใช่ core competency  

Evaluating Outsourcing

How well is business value delivered? : ประเมินว่าการทำงานของ vendor มีคุณภาพมากเพียงใด

ใช้ Balance Scorecard ในการประเมินมูลค่าของการใช้ outsourcing  หรืออาจจะใช้ Multi-vendor approach ในกรณีที่ outsource กับหลาย vendor

IT Application Acquisition Issues

Wide range of size & types : IT Application มีหลากหลายประเภท ขนาด และการนำไปใช้งาน

Application keep changing over time. : IT Application มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ไม่หยุดนิ่ง

Applications may involve several business.: อาจจะเกี่ยวข้องกับหลายธุรกิจ

No single way to acquire IT applications. :  มีหลายวิธีในการได้มาซึ่ง IT Application

Diversity of IT applications requires variety of acquisition methodologies& approaches. :ในขณะที่ IT Application มีความหลากหลาย แต่ก็ต้องการวิธีการสรรหาที่หลากหลายวิธีเช่นกัน

Acquisition Process of IT Application

Step 1: วางแผน ระบุ ประเมิน ระบบ IT ซึ่งต้องสอดคล้องกับองค์กรธุรกิจโดยภาพรวม

Step 2 : ออกแบบโครงสร้างระบบ IT และวางแผนเกี่ยวกับ Infrastructure ที่ต้องการเพิ่มเติมในการสนับสนุนระบบ IT

Step 3 : เลือกว่าจะ 1.สร้างเองในองค์กร 2. จ้าง vendor เพื่อสร้าง custom-made system 3.ซื้อ application ที่มีขายอยู่แล้ว 4.Lease 5. ทำสัญญา partnership 6. ใช้หลายวิธีร่วมกัน

IT Project Justification : เนื่องจากองค์กรไม่สามารถลงทุนในทุกระบบ IT ได้จึงต้องมีการประเมินจาก cost-benefit

Acquiring IT Applications: Available Options

องค์กรควรจะเลือกซื้อ IT Applications ก็ต่อเมื่อ IT Applications นั้นครอบคลุมความต้องการและยืดหยุ่นมากพอที่จะปรับแต่งเพื่อการใช้งานในอนาคต