Class 2 : Understanding and Managing Information Technologies

Mary kay เป็น brand เครื่องสำอางค์ที่คล้ายๆ misteen คือไม่มี shelf วางขายสินค้า แต่เน้นการขายตรงให้กับลูกค้าผ่านตัวแทนจำหน่าย ซึ่ง Mary Kay ได้นำระบบสารสนเทศมาใช้กับการทำงานคือ มีเทคโนโลยีที่เชื่อมต่อระบบการตรวจสอบสินค้าคงเหลือได้ผ่านโทรศัพท์มือถือ

Information Systems : Concept and Definitions

Data อยู่ทุกที่ อยู่กับตัวคน ภายในองค์กรเยอะมาก

ระบบสารสนเทศ คือ การได้มาซึ่งข้อมูลและนำข้อมูลต่างๆที่ได้มาประมวลผล แบ่งแยกข้อมุล เปลี่ยน data ให้เปน information

Data to Information to Knowledge

ตัวอย่างการใช้ระบบสารสนเทศภายในองค์กร เช่น เก็บข้อมูลเครดิตของลูกค้า การเก็บข้อมูลการเข้าทำงานของพนักงาน ระบบบัญชี ระบบ credit invoice

ระบบสารสนเทศทำให้การทำงานง่ายขึ้น องค์กรต่างๆจึงนำระบบสารสนเทศมาช่วยในการดำเนินงาน

ตัวอย่างของระบบสารสนเทศที่ใช้ภายในองค์กร

-Transaction Processing System : TPS : เป็นระบบที่มีความสำคัญที่สุดขององค์กร  เพราะเป็นระบบที่เก็บข้อมูลต่างๆขององค์กร  เก็บข้อมูลเป็ฯราย transaction  เช่นระบบ hr จะเก็บข้อมูลว่าทำงานกี่วัน ลางานกี่วัน performance  เป็นอย่างไร

-ทำไมต้องมีฐานข้อมูล?

ไว้เก็บเป็นหลักฐานเอาไว้ประมลผลเพิ่มเติมในส่วนอื่น หรือนำไปใช้สำหรับการวางแผนในอนาคตได้(ใช้ข้อมูลอดีตมาคิด)

-Management Information System : MIS : เป็นระบบสำหรับผู้บริหารระดับกลางเพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจ เก็บข้อมูลมาจากการบันทึกข้อมูลความเป็นไปภายในองค์กร เช่นผู้จัดการ 7-11 ก็ต้องการข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารสาขาว่าถ้ามีคนขาด/ลาต้องทำอย่างไร  เพื่อใช้ในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ หรือใช้ประโยชน์ในแง่ของการประมาณการยอดขาย เช่น พื้นที่ที่มียอดขายน้อยก็อาจจะต้องทำ promotion เยอะขึ้นMIS จะสามารถใช้เฉพาะกับผู้บริหารระดับกลางเนื่องจากต้องการจำกัดความเป็นอิสระของผู้ใช้ ถ้ามีมากเกินไปจะทำให้ถูกใช้ไปอย่างไม่เหมาะสม

-Decision Support System : DSS : เป็นระบบที่ช่วยในการตัดสินใจในกรณีที่ไม่สามารถตัดสินใจได้ด้วยตาเปล่า ใช้ข้อมูลทั้งภายในและภายในในการช่วยวิเคราะห์การตัดสินใจ เช่น บริษัทเดินเรือ มีข้อมูลว่าต้องส่งของเท่าไหร่ ใช้น้ำมันเท่าไหร่จึงจะสร้างประโยชน์ได้อย่างสูงสุด

- Group Decision Support System  : GDSS: เป็นระบบที่ช่วยในเรื่องของการประชุม ตัดสินใจเป็นกลุ่ม เอาไว้ลดความขัดแย้ง และสามารถนำข้อมูลมาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

-Executive Support System : ESS : เป็นระบบที่ถูกออกแบบมาให้ผู้บริหารระดับสูง ต่อยอดมาจาก MIS และ  DSS คือรวบรวมข้อมูลมาทั้งภายในและภายนอก design จะเป็น graph สามารถเลื่อนข้อมูล เปรียบเทียบข้อมูลได้ เพื่อความสะดวกในการวิเคราะห์ข้อมูล เช่น ใช้ในการตัดสินใจลงทุน

-TPS เป็นจุดเริ่มของทุกระบบ เป็นหัวใจของ Information System  ถ้าข้อมูลใน TPS ผิดพลาด ระบบอื่นก็จะผิดพลาดไปด้วย

-Enterprise Application เป็น software ที่ใช้ภายในองค์กร

-Enterprise System เป็บข้อมูลมาจากภายในนอกหรือทุกๆฝ่ายฝในองค์กร สามารถ share ข้อมูลกันได้  เช่นsalesforce.com ให้บริการด้าน CGRM ที่ใหญ่มาก online ทั้งหมด สามารถประมวลผลได้ online ---Software Added Services

-ข้อดีของการมี software online : อยู่ที่ไหนที่มี internet ก็สามารถใช้งานได้ และประหยัดค่าใช้จ่าย ถ้าสร้างเองจะมีค่าใช้จ่ายมาก ต้องมีค่าดูแลด้วย

-Knowledge Management System  : เป็นระบบที่ทำหน่าที่เก็บองค์ความรู้ภายในองค์กร

ทำไมต้องเก็บ?

เพื่อให้สามารถ share ภายในองค์กร เช่น บางองค์กรพนักงานเก่งจะถูกตัวไปทำงานที่อื่น ถ้าไม่ได้เก็บความรู้ที่พนักงานคนนั้นมีไว้ก็จะสูญเปล่า หรือเก็บความรู้ที่ซ่อนอยู่ของพนักงาน ซ่อนอยู่ในรูป email นอกจากนี้อาจยังสามารถนำไปสร้างองค์ความรู้เกี่ยวกับองค์กรเพื่อใช้ในการทำงาน เช่น มีเป็น structure ว่าถ้าลูกค้าถามแบบนี้ต้องตอบแบบนี้

-ความรู้ในองค์กรคืออะไร ?

skill ทักษะต่างๆในการทำงาน

-Knowledge Concept  : Data Management à Knowledge Management

เชื่อว่าความรู้ที่ชัดแจ้งมีเพียง 20% ของความรู้ทั้งหมด อีก80% เป็นความรู้ที่ไม่ชัดแจ้ง ไม่สามารถอธิบายได้

- Knowledge Management : KM:  เช่น จัดสัมนาให้กับพนักงานเพื่อให้เกิดความคุ้นเคย ไว้เนื้อเชื่อใจกัน สามารถเก็บข้อมูลความรู้ต่างๆของพนักงานเพื่อ share ข้อมูลต่างๆภายในองค์กรได้และนำไปใช้ใน KM ได้

-Intranet : เป็น network ที่ใช้ภายในองค์กร 1 องค์กร เนื่องจาก Internet มีความเสี่ยงที่คนอื่นสามารถ access ไปดูข้อมูลที่เป็นความลับได้ การติดต่อสื่อสารข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับองค์กรจึงจะปลอดภัยกว่าหากติดต่อผ่าน Intranet

-Extranet  : เป็น network ที่องค์กรต่างๆไว้ใช้ติดต่อกัน เช่น แต่ละสาขาขององค์กร สาขาที่เชียงใหม่ กับกรุงเทพ มีความปลอดภัยสูงกว่าการติดต่อผ่าน Internet หรือบางทีก็ผ่าน internet แต่จะมีการใส่รหัสไว้ป้องกันการเข้าถึงข้อมูลไว้

-collaboration and communication system เช่น มี social network เอาไว้ติดต่อเป็น community ในองค์กร

-wiki เป็น software ที่ใช้ใน Wikipedia

-virtual world โลกเสมือน เช่นพวกเกมส์ออนไลน์ second life: สร้าง avatar

-e buss เป็นการซื้อขายระหว่างองค์กร

-e commerce เป็นการซื้อขายระหว่างผู้ค้า

-e gov เช่นเสียภาษีออนไลน์ ประมูลเลขทะเบียนรถยนต์

-CIO ตำแหน่งใหญ่สุดด้าน MIS ผู้บริหารที่ดูแลควบคุมด้านบริหารสารสนเทศ

-ช่วงแรกๆของการเล่น internet มีไว้เพื่อการหาข้อมูล ต่อมา web2.0 ถือเป็นยุคใหม่ สามารถสร้างข้อมูล social network  เช่น youtube.com

- Web3.0 intelligent web สามารถพูดคุยกันได้ โดยเปลี่ยนภาษาให้โดยอัตโนมัติ

ต่อไป internet ก็อาจกลายเป็น utility เหมือนประปา ไฟฟ้า คือมีความจำเป็นและมีความสำคัญมาก

-Open source code software เป็น software ที่ไม่ได้พัฒนามาเพื่อขายโยตรง แต่ share ให้ใช้ free ไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าลิขสิทธิ์

-virtualization พยายามทำให้ server หลายๆตัวเข้ามาเป็นประเภทเดียวกัน ทำเป็น เทคโนโลยีเสมือน

1st Hype Cycle Presentation

1.E-Paper : ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อแข่งกับจอ monitor ของ computer ทั่วไป โดยลักษณะเด่นของ e-paper คือ สามารถบันทึกข้อความและสะท้อนแสงได้เฉกเช่นเดียวกับกระดาษทั่วไป อีกทั้งยังไม่ต้องใช้พลังงานไฟฟ้าในการบันทึกข้อมูลแต่อย่างใด อีกทั้งยังมีน้ำหนักเบา โค้งงอได้

2. Tablet PC : คอมพิวเตอร์ที่ได้มีการพัฒนาให้มีขนาดเล็ก น้ำหนักเบา สะดวกในการพกพามากขึ้น แตกต่างจาก Laptop หรือ PC ตั้ง โต๊ะ ในด้านความสามารถในการใช้งานก็สอดคล้องกับลักษณะของเครื่องที่เหมาะกับการทำงานนอกสถานที่ สามารถใช้ MS Office ได้เช่นเดียวกับคอมพิวเตอร์ โโดยที่ไม่จำเป็นต้องใช้ mouse หรือ keyboard 

3. Green IT : แนวคิดในการบริหารจัดการและเลือกใช้เทคโนโลยีที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการการใช้พลังงาน เป้า หมายสูงสุดคือ อุปกรณ์อิเลคทรอนิคส์ หรือขยะอิเลคทรอนิคส์ต้องถูกนำกลับมาใช้ใหม่ได้ทั้งหมด และไม่มีส่วนประกอบที่ทำจากสารพิษ อุปกรณ์อิเลคทรอนิคส์ต้องใช้พลังงานน้อยลง แต่ความสามารถมากขึ้น ตามแนวคิดที่ว่า "Maximum Megabytes for Minimum Kilowatts"